La comptabilité analytique, un outil indispensable à votre association

Résumé : la comptabilité analytique est un outil qui sert principalement aux dirigeants de l'association. Elle leur permet de conduire des analyses en lien direct avec l'activité et les projets de l'association. Autrefois lourd à mettre en place, c'est désormais un outil à la portée de tous et nous vous recommandons fortement de la mettre en place même si vous avez un petit budget.

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Dans cet article, nous étudierons :

• Ce qu’est la comptabilité analytique
• Comment élaborer ses budgets
• En quoi consiste le budget prévisionnel
• Quelques clefs pour aller plus loin

Qu’est-ce que la comptabilité analytique ?

Présentation

En comptabilité générale, nous avons vu que les produits et charges sont classés par nature (à l’aide de comptes comptables).

Exemples : "dons", "adhésions", "assurances", "charges locatives", etc.

La comptabilité analytique s’appuie sur la comptabilité générale. Elle ne se soucie pas de la nature de l’opération mais de sa destination : ce à quoi elle est affectée.

Exemples : "dîner de Gala", "tournoi", "cycle de conférences", etc.

C’est en quelques sorte une sur-couche qui va rendre plus intelligibles les données comptables afin de les présenter à des décisionnaires.

L’affectation à des budgets

Plutôt que de raisonner par comptes ou classes, nous parlons de budgets, ou bien de projets, activités, centre de profits et de coûts, etc.

La première chose à faire est de savoir ce qui a de l’importance pour votre association : quels indicateurs voulez-vous suivre ?

Il va falloir découper votre activité en silos (des budgets) que vous pourrez ensuite suivre indépendamment.

Nous présentons quelques exemples de découpages en deuxième partie de cet article.

Admettons que vous organisiez un gala de fin d’année et que cet événement est important pour vous car il vous permet de briller auprès de vos adhérents et de collecter des dons.

La comptabilité analytique va vous permettre de répondre à plusieurs questions :

• Cet événement est-il rentable financièrement ?
• Quel est l’impact financier exact ?
• Quels sont les grands postes de recettes / dépenses ?

Pour cela, vous allez créer un budget « Gala de fin d’année » et des sous-budgets qui correspondent à chaque poste important à vos yeux. Par exemple :

• Administratif
• Dîner
• Soirée
• Dons

A chaque fois que vous saisirez une dépense ou une recette liée au gala, vous l’affecterez à un sous-budget.

Par exemple, vous affecterez au dîner toutes les opérations suivantes :

• Inscription des invités
• Traiteur
• Location des tables
• Impression des menus
• Etc.

Notez que nous mélangeons ici dépenses et recettes, vous aurez in fine une vision très macro que nous pouvons schématiser ainsi :

Et plus fine par sous-budget au sein du Gala :

Comment élaborer ses budgets ?

Voici quelques règles simples à suivre pour faire vos budgets.

Suivez peu, mais suivez bien

A contrario de la comptabilité générale, la comptabilité analytique n’est pas normée. Elle offre ainsi une grande liberté.

Mais ne vous méprenez pas, c’est précisément ce qui la rend difficile. Les financiers tombent fréquemment dans le piège de vouloir suivre quantité d’indicateurs.

Or, si vous cherchez à tout suivre, vous ne suivrez plus rien du tout.

Chez AssoConnect, nous essayons d’observer un principe de design bien connu : « Less is more » (littéralement "moins est plus"). Les meilleurs designers sont ceux qui savent aller à l’essentiel, enlever tout ce qui est inutile afin de fournir une expérience utilisateur simple, claire et percutante. Eh bien en matière de suivi financier, nous pensons qu’il faut suivre la même règle.

Découpez votre activité en quelques budgets (5 à 10, pas plus) et ces budgets en quelques sous-budgets. Limitez-en le nombre !

Si vous avez des dizaines de budgets en parallèle, c’est a priori que vous cherchez à suivre trop de choses… à moins que vous ne soyez une multinationale.

Ne cherchez pas à réinventer la roue

La définition de vos budgets est une étape cruciale. Mais là encore, restez simples.

Même si vous n’avez pas encore mis en place une comptabilité analytique, vous avez probablement déjà quelques indicateurs en tête.

Si vous êtes en train de concevoir vos budgets, ne vous torturez pas l’esprit. Vous connaissez votre association et ses projets, vous savez déjà ce qui est important !

Trouvez un découpage équilibré

Si vous suivez 5 budgets et que l’un d’entre eux représente 95% de votre activité, il y a probablement un problème.

Est-il vraiment utile de créer 4 budgets pour suivre 5% de votre activité ?

Suivre un budget qui représente moins de 5% de votre activité est-il pertinent ? Même si vous êtes une association de taille moyenne ?

Supposons que vous ayez un budget de 100 000€ (budget supérieur à celui de 90% des associations en France). Alors 5% de votre budget = 5 000€.

Imaginons que vous suivez 3 sous-budgets au sein de ce budget, chacun représentant 1/3.

Une forte variation d’un des sous-budgets, par exemple de ~10%, ne représente que 150€… une goutte d’eau au vu de votre budget total.

Un schéma est plus parlant : une forte variation de ce sous-budget est l’épaisseur du trait.

Gardez toujours à l’esprit que si vous suivez des indicateurs, c’est pour pouvoir prendre des décisions. Suivez les grandes masses.

Exemples de budgets

Une association sportive aura envie de suivre séparément les tournois, les cours ou encore les stages.

Une association caritative ou médico-sociale fonctionnera davantage par projets ou événements auxquels des ressources sont allouées (en particulier des dons ou des subventions).

Une association professionnelle aura probablement un budget pour les rencontres entre membres, un autre par événement phare.

Une association culturelle aura souvent un budget pour les activités courantes et des budgets pour les représentations.

Le budget prévisionnel

Si vous cherchez des subventions, un budget prévisionnel vous sera très probablement demandé. Le terme peut être trompeur, il s’agit en général d’un Compte de Résultat prévisionnel pour tout ou partie de l’activité de l’association.

Par exemple, si une subvention est allouée pour un projet en particulier, il vous sera demandé d’estimer les produits/charges concernés.

Note : Les financeurs ont souvent la phobie des frais généraux et vous demanderont de maintenir un niveau faible (pas plus de 10%). C’est compréhensible car ils souhaitent qu’un maximum aille pour la cause… mais c’est à notre avis un frein important à l’innovation dans les associations.

Dan Pallota aborde cette question dans un Ted Talk inspirant

Aller plus loin

Budget et sous-budget

Il n’est pas indispensable de créer des sous-budgets. Si votre organisation est simple, contentez-vous de quelques budgets.

Les paiements en comptabilité analytique

La comptabilité analytique s’intéresse aux produits et charges, peu importe que ça ait été réglé ou non. Ne cherchez donc pas à affecter un chèque ou un dépôt d’espèces à un budget, ça n’a pas de sens.

Clefs de répartition

Il est possible qu’une charge doive être répartie sur plusieurs budgets (on parle de "charge indirecte"). Ce sera par exemple le cas pour un salaire si la personne est impliquée sur plusieurs projets.

On pourra alors choisir une clef de répartition, qui correspond au pourcentage à allouer à chaque budget.

Mais rappelez-vous : « less is more » ! Ne construisez pas une usine à gaz.

La notion de rentabilité

Si une activité est en déficit, elle n’est bien sûr pas nécessairement inutile. Elle a peut-être une forte valeur sociale, ou bien confère une image de marque à votre association.

Malgré tout, même si vous savez qu’elle est déficitaire, il est bon de savoir à quel point.

Conclusion

Vous savez à présent voir plus loin que les chiffres et analyser l’activité de votre association. Vous avez également retenu qu’à vouloir tout suivre, on ne suit rien.

Connaître les grandes tendances, les centres de coûts ou de profits, va vous permettre de prendre des décisions plus éclairées. Vous gagnerez en crédibilité vis-à-vis de votre équipe, des membres de l’association et des financeurs.