Préparer l'arrivée d'un volontaire en Service Civique

Pour que le volontaire puisse faire sa mission dans les meilleures conditions, qu’il se sente attendu et que toute l’équipe soit au courant de son arrivée et comprenne sa place au sein de la structure, vous trouverez ici quelques clés à suivre qui vous aideront à préparer son arrivée dans votre structure

1. Les obligatoires légales en termes d’accueil et d’accompagnement

La loi sur l’accompagnement des volontaires se résume souvent à trois obligations :

• Le tutorat (une personne est nommée responsable du volontaire)

• La Formation Civique et Citoyenne

• L’Accompagnement à la réflexion sur le Projet d’Avenir

Cet article portera sur la préparation de l’arrivée du volontaire au sein de la structure. Pour les autres parties, nous vous invitons à consulter les articles s’y référant.

2. Préparer l’arrivée du volontaire

A son arrivée, le volontaire peut se sentir perdu dans sa nouvelle structure : c’est à ce moment que se construit la relation avec son tuteur et il est essentiel de lui permettre d’être à l’aise et de lui donner tous les outils qui lui permettront de mener à bien sa mission. Pour cela, il faut préparer son arrivée en amont.

Il est nécessaire de prévenir les salariés et bénévoles de l’arrivée du volontaire. Cela permettra au volontaire de se sentir à l’aise dès son arrivée et aux autres acteurs de la structure de poser des questions quant à son rôle et de soulever certaines appréhensions. Si besoin, vous pouvez vous référer à l’article relatif à la place du volontaire (différences avec les salariés et les bénévoles).

L’idéal est donc de prendre un temps pour réunir les membres de la structure et leur présenter :

• Le dispositif de Service Civique et la mission du volontaire

• Un bilan annuel du Service Civique. Il peut être intéressant de produire un document court présentant les chiffres clefs, quelques missions / témoignages, les perspectives de développement pour l’année suivante.

• Ce que l’on peut lui demander de faire ou pas, et ce qui qui peut lui être demandé

• Le rôle du tuteur

• Le rôle de chacun dans la phase d’accueil

• Les modalités pratiques : le jour d’arrivée, le programme, le lieu, le poste de travail

Préparer les documents nécessaires à l’arrivée du volontaire. Il s’agit là des informations « papiers » qui lui permettront de mieux connaitre la structure, l’organisation et éventuellement son travail.

• L’organigramme de la structure

• Les modalités d’accompagnement

• Les infos relatives aux congés, à l’emploi du temps

• Des documents d’informations sur la structure

• Le règlement intérieur

Préparer l’espace du volontaire :

• Son bureau

• Ses outils de travail

• Son téléphone

• L’accès à Internet

3. Le jour de son arrivée

Si vous en avez les moyens et la possibilité, prévoyez un temps convivial (petit déjeuner par exemple) d’accueil avec tous les membres de la structure. Cela permettra au volontaire de s’intégrer dans la structure, de se présenter et d’avoir un premier contact avec tout le monde.

4. La phase de préparation à la mission

Il est important de mettre en place une phase de préparation à la mission du volontaire. Cette période permet au volontaire de :

• Découvrir la structure dans laquelle il va réaliser sa mission

• Apprendre comment mener à bien sa mission

• Permet de devenir plus autonome

Cette phase de préparation peut s’organiser grâce à la construction d’un binôme (avec un salarié ou un bénévole) afin de permettre au volontaire d’être progressivement à l’aise dans sa mission. Si possible, une phase d’observation (d’autres activités de la structure) est un plus.

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