Les 10 règles d'une bonne gestion de sa base de membres

En collaboration avec AssoConnect nous vous proposons ce mois-ci un article pour comprendre l'importance d'une bonne gestion de sa base de membres en 10 conseils pratiques à mettre en place avec les salariés et bénévoles de votre association.

La gestion de la base des membres d’une association est une mine d’or, elle est essentielle à sa bonne communication, mais attention, le chemin peut être semé d’embûches !

Pour éviter que l’aventure ne se transforme en cauchemar, voici 10 conseils simples à mettre en oeuvre pour une gestion saine de sa base de membres.

• Nommez une personne qui sera en charge de la gestion de la base de vos membres, elle sera garante de la tenue et de la qualité de votre base

• Mettez en place des procédures (ex. : qui peut accéder à la base ? comment la mettre à jour, etc.)

• Mettez en place des règles de saisie : définissez les types d’informations que vous allez récolter.

• Assurez-vous que toutes les personnes habilitées à mettre à jour la base de données ont bien été formées.

• Le détenteur de la base de données doit pouvoir contrôler l’intégrité des données.

• Identifiez les personnes de l’équipe à l’origine des erreurs de manière à pouvoir les accompagner au mieux et les aider à progresser.

• Mettez à jour votre base de données de manière régulière, et idéalement, faites en sorte que ce soient vos membres eux-mêmes qui les mettent à jour (les occasions ne manquent pas : adhésions en ligne, participation à un événement, etc.).

• N’oubliez pas de faire des sauvegardes de votre base de données.

• Portez une attention particulière à la sécurité et aux mots de passe de manière à ce que tout le monde n’ait pas accès à cette base de données, c’est un capital extrêmement précieux pour votre association.

• Passez-vous d'Excel qui est bien souvent à l’origine d’une mauvaise gestion de base de données, d’autant plus si vous êtes plusieurs personnes à vous en occuper.

Vous l’aurez compris, il est important de poser les bonnes bases le plus tôt possible pour s'assurer de la bonne évolution de votre base de données et de l'efficacité de vos actions de communication.

Pour plus de détails sur chacun de ces conseils retrouvez l'article d'AssoConnect.