Cinq étapes pour réussir un projet européen

La complexité des projets européens est souvent facteur d’appréhensions pour les associations qui craignent de ne pas avoir les compétences ou les ressources internes suffisantes. Cependant, s’il est vrai que rigueur et anticipation sont des incontournables en matière de projets européens, il n’en existe pas moins des dispositifs accessibles aux associations, en fonction des actions qu’elles souhaitent financer.

Les projets européens, ce sont...

• Des dispositifs adaptés au type de projets menés et aux thématiques traitées,
• Des opportunités pour nourrir son travail au local avec des expériences et pratiques venues de partout en Europe,
• Des exigences précises et cadrées à ne pas perdre de vue tout au long du projet.

Petit mémo en 5 étapes.

1- Identifier les dispositifs de financements

En fonction du projet que vous souhaitez mener et financer, vous ne vous tournerez pas vers les mêmes programmes de financements. Ainsi, si vous souhaitez mener un projet d’envergure locale, sans forcément coopérer avec des partenaires, vous vous tournerez en général vers les fonds structurels d’investissement, qui sont majoritairement gérés directement par les Etats membres (http://ec.europa.eu/regional_policy/fr/funding/).

Si vous avez plutôt pour objectif de mener un projet avec des partenaires européens, de partager de l’expertise et de développer de nouveaux processus, quel que soit le champ dans lequel vous intervenez, vous irez plutôt vers les programmes thématiques comme Erasmus + (éducation, formation, jeunesse et sport), Horizon2020 (Recherche et innovation), Life (environnement et climat)…

Important : il n’est pas possible de recevoir des financements de l’Union européenne venant de dispositifs différents pour un même projet, cela est considéré comme du double financement.

2- Nouer des partenariats européens

Vous avez décidé de vous lancer mais n’avez pas encore de partenaires européens ? Vous pouvez vous renseigner auprès des Agences ou Point Nationaux de Contact du programme pour lequel vous avez opté. Il existe des plates-formes dédiées à la recherche de partenaires, tel que Salto Youth pour les projets Erasmus + Jeunesse. Et pourquoi ne pas se tourner vers votre collectivité afin de savoir si celle-ci a mis en place des collaborations renforcées avec des communes ou régions d’autres pays et peut donc vous faciliter la mise en contact ?

3- Préparer la demande

Une étape cruciale du montage d’un projet européen, la préparation du dossier représente une importante charge de travail.

Gardez bien à l’esprit que la personne qui évaluera la pertinence de votre projet à l’aune des objectifs fixés par les programmes n’a que ce dossier pour apprécier de la qualité de votre travail. Il est donc important d’y consacrer du temps. N’ayez pas peur d’expliciter des notions ou des processus qui vous paraissent évidents car vous y êtes confrontés tous les jours, alors que ce n’est pas le cas de l’évaluateur.

Il vous faudra également préparer le budget et à ce titre anticiper toutes les dépenses impliquées par le projet : déplacement, frais de prestations, temps de travail… Soyez le plus exhaustif possible tout en vérifiant que les coûts que vous prévoyez sont éligibles.

Lorsque tout est prêt, les documents administratifs signés par votre représentant légal, vous pouvez envoyer votre dossier ! En général une check-list en fin de dossier vous permet de vérifier que vous n'avez rien oublié.

4- Suivre le projet et gérer la trésorerie

Bravo, votre projet a été accepté. C’est parti pour quelques mois ou quelques années de projet durant lesquels il faudra être vigilant à la réalisation des activités prévues, à la bonne gestion financière et à l’implication de vos partenaires et de votre équipe. Vous aurez à rendre régulièrement des comptes à l’Union européenne via l’Agence qui gère votre projet et cela vous permettra de faire le point régulièrement.

Attention, l’argent que vous recevrez de le part de l’UE est considéré comme un préfinancement (en général en deux ou trois tranches tout au long du projet) jusqu’à validation complète de vos dépenses à la fin du projet. Veillez donc à être en mesure de justifier l’ensemble de vos dépenses ! Par ailleurs, des retards de paiement peuvent être constatés. Encore un point sur lequel être vigilant.

5- Faire le bilan

Votre projet touche à sa fin, mais le travail n’est pas terminé. Il va falloir faire le bilan qualitatif et quantitatif de votre projet et en rendre compte. Ce travail est également crucial car il conditionne en général le versement du solde de la subvention qui vous est due. Et il vous permet de mesurer l’ampleur du travail mené et les résultats obtenus !