Accueil d'un nouveau bénévole...en amont, préparer son arrivée!

Afin que l’accueil du nouveau bénévole se passe dans de bonnes conditions, qu’il se sente attendu et qu’il trouve plus rapidement sa place, l’association prépare son arrivée. Ces préparatifs garantissent également la qualité d’un bon accueil ainsi que d’un « traitement » identique entre tous.

Préparer un dossier d’accueil

Ce dossier d’accueil pourra comporter : l’historique de la structure, les statuts, le règlement intérieur, la plaquette de présentation de l’association (différentes missions et projets), l’organigramme (ou mieux encore un trombinoscope !)…

Ne submergez pas le nouveau bénévole sous une pile de documents à lire immédiatement. Commentez ensemble les points importants et laissez-le découvrir le reste par la suite. Les documents portant plus spécifiquement sur la mission (partenaires, matériel…) pourront être remis dans un second temps.

Témoignage, Croix Rouge Française :

« Sur de grands panneaux d’affichage, nous avons réalisé un schéma-support pour expliquer les différents outils existants liés aux phases du parcours du bénévole :

• le premier contact … toujours et d’abord une rencontre !

• l’accueil et l’intégration … le moment fondateur !

• le soutien et l’accompagnement … pour donner et recevoir !

• la fin de mission … un moment fort de l’engagement ! »

La communication auprès de l’association

Officialiser le recrutement au sein de l’association

Désignez un référent expérimenté pour accueillir et encadrer le nouveau bénévole. Il est important d’être attentif aux relations entre binômes et être capable de proposer au bénévole une alternative en cas d’« incompatibilité » avec son référent (souvent bénévole lui-même). L’association pourra, à cette occasion, réfléchir à l’importance de la mixité dans le fonctionnement associatif (bénévoles et salariés). Par exemple, solliciter les anciens bénévoles pour intégrer les nouveaux peut être l’occasion de montrer une forme de reconnaissance et de valorisation de leur activité. C’est une manière de leur confier de nouvelles responsabilités. Les bénévoles plus anciens peuvent alors jouer un rôle fort et tenir une place essentielle dans la gestion du parcours d’intégration.

Sensibilisez plus particulièrement les équipes qui, en interne ou en externe, seront en rapport direct avec ce nouveau bénévole. Expliquez les tâches qui lui seront confiées (les jours et horaires de présence...). Utilisez la newsletter ou le journal interne de l’association pour informer les équipes de l’arrivée des nouveaux bénévoles, à défaut, envoyez-leur un mail.

Demandez aux « collègues » du nouveau bénévole de se rendre disponibles à son arrivée (responsables et futurs coéquipiers). Le but est de se présenter, de faire connaissance, de faire visiter les locaux, pourquoi pas le quartier... pour une intégration vivante et dynamique qui contribue à l’image à la fois professionnelle et conviviale du fonctionnement de l’association. Si ce n’est pas possible (éloignement, crise sanitaire,…), organisez une ou deux visios pas trop formelles !